Les outils numériques occupent aujourd’hui une place importante dans le quotidien des écoles. Entre les courriels, les agendas papier, les feuilles glissées dans les sacs, les portails scolaires et les applications mobiles, l’information peut rapidement se retrouver dispersée.
Pour les enseignants comme pour les parents, le défi n’est donc plus simplement de communiquer, mais de communiquer de façon claire, rapide, accessible et organisée.
Une bonne plateforme de communication scolaire peut faciliter énormément le quotidien. Encore faut-il choisir un outil réellement adapté aux besoins de la classe.
Une plateforme scolaire devrait d’abord simplifier la communication
Le premier critère à observer est probablement le plus important : est-ce que l’outil permet réellement de gagner du temps?
Une plateforme de communication ne devrait pas devenir une tâche supplémentaire dans la journée de l’enseignant. Elle devrait plutôt remplacer ou simplifier certaines tâches déjà existantes.
Par exemple, elle peut permettre de :
- transmettre les devoirs et les leçons;
- envoyer des rappels;
- publier un résumé de la journée;
- partager certaines photos d’activités;
- informer les parents d’un projet à venir;
- effectuer un suivi individuel;
- centraliser les communications;
- retrouver facilement un message envoyé précédemment.
Si l’enseignant doit ouvrir plusieurs menus, remplir de nombreux champs ou répéter plusieurs fois la même information, la plateforme risque rapidement d’être abandonnée.
La simplicité d’utilisation devrait donc être au cœur du choix.
Une information facile à retrouver pour les parents
Une bonne plateforme doit également être pensée pour les familles.
Lorsqu’un parent reçoit un message, il devrait pouvoir comprendre rapidement :
Qu’est-ce qui se passe?
Est-ce que je dois faire quelque chose?
Où puis-je retrouver l’information plus tard?
Le grand avantage d’un outil numérique centralisé est précisément d’éviter que l’information soit répartie entre une feuille de papier, un courriel, un agenda scolaire et un message envoyé ailleurs.
Les recherches sur la communication école-famille montrent que l’accès à une information claire et régulière peut soutenir l’engagement parental et améliorer certains comportements associés à la réussite scolaire.
La technologie devient alors un moyen de réduire la distance entre l’école et la maison.
Devoirs et leçons : rechercher la simplicité
Pour plusieurs familles, l’une des fonctions les plus utiles demeure l’accès aux devoirs et aux leçons.
Une plateforme efficace devrait permettre à l’enseignant d’ajouter ces informations rapidement.
Le parent devrait ensuite pouvoir consulter facilement :
- les devoirs à compléter;
- les leçons à étudier;
- les dates importantes;
- les évaluations à venir;
- les documents nécessaires.
Cette centralisation réduit également le risque qu’une feuille importante demeure au fond du sac d’école.
Elle peut être particulièrement pratique lorsqu’un enfant est absent ou lorsqu’un parent veut simplement vérifier ce qui doit être préparé pour le lendemain.
Pouvoir partager la réalité de la classe
La communication scolaire ne devrait pas être limitée aux devoirs et aux rappels.
Une plateforme intéressante devrait aussi permettre à l’enseignant de partager occasionnellement ce qui se passe réellement dans sa classe.
Par exemple :
Aujourd’hui, nous avons commencé notre projet sur les animaux du Québec.
La classe a réalisé une expérience scientifique sur les différents états de l’eau.
Nous avons travaillé les stratégies permettant de résoudre un problème mathématique.
Ces courts résumés peuvent sembler simples, mais ils donnent aux parents des points de départ pour discuter avec leur enfant.
Au lieu de demander :
« Qu’est-ce que tu as fait aujourd’hui? »
le parent peut demander :
« Qu’est-ce que vous avez découvert pendant votre expérience scientifique? »
La communication numérique peut donc également soutenir les conversations entre l’enfant et sa famille.
Le partage de photos : intéressant, mais encadré
Les images constituent également une fonction appréciée dans plusieurs plateformes.
Une photo peut permettre de montrer :
- une création artistique;
- un projet collectif;
- une expérience scientifique;
- une activité spéciale;
- une réalisation de la classe.
Cependant, le partage de photos doit toujours être fait dans le respect des règles de confidentialité, des consentements parentaux et des politiques de l’établissement scolaire.
Une plateforme sérieuse devrait donc offrir des paramètres permettant de gérer correctement les accès et la confidentialité.
La possibilité de faire un suivi personnalisé
Tous les messages n’ont pas besoin d’être adressés à toute la classe.
Une bonne plateforme devrait permettre à l’enseignant d’effectuer facilement un suivi individuel.
Par exemple :
Aujourd’hui, Thomas a démontré beaucoup de persévérance pendant son travail d’écriture.
Ou :
Nous remarquons que Clara éprouve encore certaines difficultés avec les tables de multiplication. Nous allons poursuivre les exercices cette semaine.
Ces communications permettent aux parents d’être informés rapidement.
Elles peuvent également contribuer à éviter que la communication école-famille survienne uniquement lorsqu’un problème devient important.
Favoriser la communication positive
Lorsqu’on choisit une plateforme, il est également pertinent de se demander :
Est-ce que cet outil facilite seulement les messages administratifs ou permet-il aussi de valoriser les réussites?
Une communication scolaire efficace devrait également permettre de transmettre de bonnes nouvelles.
Un petit message positif envoyé à un parent peut renforcer la collaboration et contribuer à créer une relation de confiance.
La recherche sur les communications entre enseignants et familles suggère justement que les messages positifs, personnalisés et fréquents peuvent être particulièrement intéressants pour soutenir l’engagement des élèves.
La communication doit pouvoir aller dans les deux directions
Une plateforme uniquement conçue pour envoyer des notifications ressemble davantage à un tableau d’affichage numérique qu’à un véritable outil de communication.
Idéalement, le parent devrait également pouvoir répondre ou transmettre certaines informations à l’enseignant.
Par exemple :
Nous avons pratiqué les mots de vocabulaire hier et certains sont encore difficiles.
Ou :
Élodie sera absente demain matin pour un rendez-vous.
Cette communication bidirectionnelle favorise davantage le partenariat école-famille.
Une plateforme adaptée au téléphone
Aujourd’hui, une grande partie des parents consulte leurs communications directement sur leur téléphone.
L’outil choisi devrait donc être facile à utiliser sur mobile.
Idéalement, la plateforme devrait fonctionner sur :
- ordinateur;
- tablette;
- iPhone;
- appareils Android.
L’objectif est que les parents puissent consulter rapidement une information sans devoir attendre d’être devant un ordinateur.
Les notifications doivent être utiles
Les notifications peuvent être pratiques, mais elles peuvent également devenir envahissantes.
Une plateforme qui envoie constamment des notifications pour des informations peu importantes risque d’avoir l’effet inverse de celui recherché.
Les parents commencent alors à les ignorer.
Il est préférable de privilégier des notifications :
- pertinentes;
- faciles à comprendre;
- regroupées lorsque possible;
- utilisées pour les informations importantes.
Une bonne plateforme devrait permettre aux utilisateurs de gérer leurs préférences.
La confidentialité et la sécurité des données
Il s’agit d’un aspect incontournable.
Une plateforme scolaire peut contenir des informations concernant des enfants, des familles et parfois certaines observations pédagogiques.
Avant de choisir un outil, il est donc important de vérifier :
- où les données sont hébergées;
- comment elles sont protégées;
- qui peut y accéder;
- comment les comptes utilisateurs sont sécurisés;
- si l’établissement peut gérer les accès;
- comment les données sont conservées et supprimées;
- si l’outil respecte les obligations de confidentialité applicables.
Au Québec, la protection des renseignements personnels doit notamment être considérée lors du choix d’un fournisseur technologique.
Le prix ou la beauté de l’application ne devraient jamais passer avant la sécurité des informations.
Attention aux plateformes qui veulent tout faire
Une plateforme offrant cinquante fonctionnalités n’est pas nécessairement meilleure qu’une plateforme qui en offre dix.
Plus un outil devient complexe, plus il peut être difficile à utiliser.
Avant de choisir une plateforme, il peut être utile de déterminer les besoins réels.
Par exemple :
Avons-nous surtout besoin de communiquer avec les parents?
Avons-nous besoin d’un agenda scolaire numérique?
Souhaitons-nous partager des photos?
Avons-nous besoin d’effectuer des suivis individuels?
Souhaitons-nous gérer les devoirs et les leçons?
Devons-nous pouvoir exporter certaines informations?
Le meilleur outil n’est pas nécessairement celui qui possède le plus de fonctions.
C’est celui dont les fonctions correspondent réellement aux besoins de l’école et des enseignants.
L’outil doit également respecter le temps des enseignants
C’est un critère souvent oublié.
Si une plateforme permet aux parents d’envoyer des messages à toute heure, il peut devenir important d’établir des limites claires.
La technologie devrait améliorer la communication, mais elle ne devrait pas créer l’impression que l’enseignant doit être disponible en permanence.
Une plateforme bien utilisée devrait permettre d’établir des attentes claires concernant :
- les heures de communication;
- les délais de réponse;
- les situations urgentes;
- les types de demandes qui doivent plutôt être traitées par téléphone ou en rencontre.
Le numérique doit faciliter le travail, pas prolonger indéfiniment la journée de travail.
Comment GE Connect répond à ces critères
GE Connect a été conçu au Québec spécialement pour le milieu scolaire. La plateforme réunit les publications, les devoirs et leçons, les événements, les rappels, les portfolios et les messages privés dans un même espace accessible sur le Web, iOS et Android.
L’enseignant(e) peut importer sa liste de classe, inviter les parents et organiser les communications sans multiplier les outils. Les parents accèdent gratuitement à l’activité de la classe, tandis que l’abonnement par classe comprend toutes les fonctionnalités et un nombre illimité d’enseignants.
Les données et les médias privés sont protégés au Québec. GE Connect propose ainsi une expérience simple, fluide et pensée pour rapprocher l’école et la famille autour de l’enfant.
Quelques questions à poser avant de choisir une plateforme
Avant d’adopter un outil de communication scolaire, une école ou un enseignant peut simplement se poser les questions suivantes :
Est-ce facile à utiliser?
Puis-je publier une information en quelques secondes?
Les parents retrouveront-ils facilement les messages?
Puis-je publier les devoirs et les leçons?
Puis-je transmettre un résumé de la journée ou de la semaine?
Puis-je partager des photos de manière sécuritaire?
Puis-je communiquer individuellement avec un parent?
Les parents peuvent-ils répondre?
L’application fonctionne-t-elle sur téléphone et ordinateur?
Les données sont-elles protégées adéquatement?
L’outil respecte-t-il les obligations de confidentialité de notre milieu?
Est-ce que cette plateforme me fera réellement gagner du temps?
Cette dernière question est probablement la plus importante.
La meilleure technologie est celle qu’on oublie presque
Une plateforme de communication scolaire réussie ne devrait pas être au centre de la relation entre l’enseignant et les parents.
Elle devrait simplement rendre cette relation plus facile.
L’enseignant devrait pouvoir transmettre une information rapidement.
Le parent devrait pouvoir la consulter facilement.
Et l’enfant devrait bénéficier d’une meilleure continuité entre ce qui se passe à l’école et ce qui se passe à la maison.
La technologie ne remplacera jamais la relation humaine entre les enseignants, les parents et les élèves.
Elle peut toutefois éliminer une grande partie des obstacles qui compliquent cette relation : les papiers perdus, les informations dispersées, les messages oubliés et les difficultés à effectuer un suivi.
Au moment de choisir une plateforme scolaire, il ne faut donc pas seulement chercher l’application qui possède le plus de fonctionnalités.
Il faut chercher celle qui rend la communication plus simple, plus accessible, plus sécuritaire et plus humaine.
Parce qu’un bon outil numérique devrait finalement accomplir quelque chose de très simple :
rapprocher l’école et la famille autour de l’enfant.